Bij het openen van een zakelijke rekening let je vooral op wat je er dagelijks mee doet: hoeveel betalingen je verwerkt, of je pinbetalingen of online betalingen wilt ontvangen, hoe goed de koppeling met je boekhouding is en welke kosten daar per maand en per transactie tegenover staan. Daarnaast vraagt de bank om een inschrijving bij de KVK en om informatie over jou en je bedrijf. Wie dat vooraf op orde heeft, opent zijn rekening een stuk sneller.
Waarom heb je een aparte zakelijke rekening nodig?
Een aparte rekening voor je bedrijf zorgt ervoor dat zakelijke en privé-uitgaven niet door elkaar lopen. Dat maakt je administratie overzichtelijker en scheelt veel uitzoekwerk bij je btw-aangifte en je jaarafsluiting. Je boekhouder, of jijzelf, ziet in één oogopslag welke inkomsten en uitgaven bij het bedrijf horen.
Voor een bv is een eigen rekening op naam van de vennootschap logisch, omdat de bv een aparte rechtspersoon is. Als eenmanszaak kun je in principe ook met een privérekening werken, maar veel banken staan zakelijk gebruik van een privérekening niet toe. Kijk daarvoor in de voorwaarden van je bank. Een aparte rekening komt daarnaast professioneler over bij klanten, omdat je bedrijfsnaam bij betalingen zichtbaar is.
Wat heb je nodig om een zakelijke rekening te openen?
Banken zijn wettelijk verplicht om te weten met wie ze zaken doen. Daarom vragen ze bij het openen van een zakelijke rekening om verschillende gegevens. Houd in elk geval rekening met:
- Je inschrijving in het Handelsregister van de KVK
- Een geldig identiteitsbewijs van jou en eventuele andere bestuurders
- Informatie over wat je bedrijf doet en waar je klanten en leveranciers zitten
- Bij een bv of andere rechtspersoon: gegevens over de eigenaren en uiteindelijk belanghebbenden
- Soms een toelichting op de verwachte geldstromen
Werk je in een branche waarin banken extra voorzichtig zijn, of heb je veel internationale betalingen, dan kunnen er aanvullende vragen komen. Dat is geen wantrouwen tegen jou persoonlijk, maar een gevolg van de regels rond het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering. Meer over het toezicht op banken lees je bij De Nederlandsche Bank.
Welke kosten moet je vergelijken?
De kosten van een zakelijke rekening bestaan meestal uit meerdere onderdelen. Kijk daarom niet alleen naar het vaste bedrag per maand, maar maak een inschatting van je eigen gebruik. Denk aan:
- Vaste kosten per maand of per kwartaal
- Kosten per transactie, zowel inkomend als uitgaand
- Kosten voor extra passen of gebruikers
- Kosten voor pinautomaten of betaalverzoeken
- Kosten voor het storten of opnemen van contant geld
- Kosten voor betalingen buiten de eurozone
Een pakket dat goedkoop lijkt, kan duurder uitpakken als je veel transacties hebt. Andersom betaal je bij een uitgebreid pakket soms voor functies die je nooit gebruikt. Pak je afschriften van een paar maanden erbij of maak een realistische schatting, en reken de pakketten van verschillende aanbieders daarmee door.
Welke functies zijn belangrijk voor jouw bedrijf?
Wat je nodig hebt, hangt af van het type onderneming. Een zzp'er die een paar facturen per maand verstuurt, heeft andere wensen dan een winkel met veel pinbetalingen of een webshop met honderden bestellingen.
Let bijvoorbeeld op de mogelijkheid om meerdere gebruikers toegang te geven, met verschillende rechten. Handig als je een boekhouder of medewerker wilt laten meekijken zonder dat die zelf betalingen kan doen. Kijk ook naar de koppeling met je boekhoudsoftware. Een automatische koppeling scheelt veel handwerk, omdat transacties direct in je administratie verschijnen.
Verder kunnen een goede app, de mogelijkheid tot een aparte spaarrekening voor btw en een eenvoudige manier om betaalverzoeken te sturen het verschil maken. Maak vooraf een lijstje van wat voor jou echt belangrijk is, zodat je niet wordt verleid door functies die vooral mooi klinken.
Traditionele bank of online aanbieder?
Naast de grote, bekende banken zijn er steeds meer online aanbieders van zakelijke rekeningen. Die zijn vaak snel te openen en hebben een gebruiksvriendelijke app. Traditionele banken bieden juist vaak een breder pakket, zoals kredieten, leasing of persoonlijk contact met een adviseur.
Controleer altijd of een aanbieder een vergunning heeft en onder toezicht staat. Dat kun je nagaan in de openbare registers van DNB en de AFM. Let ook op of je tegoeden onder het depositogarantiestelsel vallen. Niet elke aanbieder van betaalrekeningen is een bank, en dat kan gevolgen hebben voor de bescherming van je geld. Bij twijfel vraag je dit na bij de aanbieder zelf of zoek je het op bij DNB.
Waar let je op na het openen van je rekening?
Is de rekening eenmaal geopend, zet dan je nieuwe rekeningnummer op je facturen, website en in je e-mailhandtekening. Geef het ook door aan vaste klanten en leveranciers, en aan de Belastingdienst als je daar betalingen ontvangt of doet.
Spreek met jezelf af dat alle zakelijke betalingen via deze rekening lopen en privé-uitgaven niet. Een vaste routine helpt, zoals elke maand een bedrag reserveren voor btw en inkomstenbelasting op een aparte rekening. Zo kom je niet voor verrassingen te staan als de aanslag binnenkomt. Evalueer daarnaast eens per jaar of je pakket nog past bij hoe je bedrijf is gegroeid.
