Algemene voorwaarden opstellen doe je door vast te leggen onder welke afspraken je standaard levert of werkt: hoe betaling verloopt, wanneer je aansprakelijk bent, wat er gebeurt bij vertraging of annulering en hoe je met klachten omgaat. Belangrijk is dat de voorwaarden passen bij jouw bedrijf, helder geschreven zijn en dat je ze op tijd aan je klant geeft. Alleen dan kun je er later ook echt een beroep op doen.
Waarom zou je als ondernemer algemene voorwaarden gebruiken?
Zonder algemene voorwaarden moet je bij elke opdracht opnieuw afspraken maken over zaken die eigenlijk altijd hetzelfde zijn. Dat kost tijd en het risico bestaat dat je iets vergeet. Met een vaste set voorwaarden leg je die standaardafspraken één keer goed vast en verwijs je er bij elke offerte of overeenkomst naar.
Daarnaast geven algemene voorwaarden duidelijkheid als er iets misgaat. Betaalt een klant te laat, gaat er iets kapot of wil iemand een opdracht halverwege stoppen? Dan kun je terugvallen op wat jullie vooraf hebben afgesproken. Dat voorkomt discussies en maakt je bedrijf professioneler in de ogen van klanten en leveranciers.
Je bent overigens niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben. Het is een keuze, maar voor de meeste ondernemers die regelmatig met klanten werken is het een verstandige keuze.
Welke onderwerpen neem je op in je algemene voorwaarden?
De inhoud hangt sterk af van wat je doet. Een webwinkel heeft andere afspraken nodig dan een adviesbureau of een aannemer. Toch zijn er onderwerpen die in bijna elke set terugkomen:
- Op wie en op welke overeenkomsten de voorwaarden van toepassing zijn
- Hoe een offerte tot stand komt en hoe lang die geldig is
- Betalingstermijnen en wat er gebeurt als een factuur niet op tijd wordt betaald
- Levering, levertijden en wat er geldt bij vertraging
- Aansprakelijkheid en eventuele beperking daarvan
- Annulering, opzegging en ontbinding van de overeenkomst
- Klachten en de termijn waarbinnen een klant moet melden
- Intellectueel eigendom, bijvoorbeeld bij ontwerpen, teksten of software
- Welk recht van toepassing is en hoe geschillen worden opgelost
Begin bij je eigen praktijk. Waar liep je eerder tegenaan met klanten? Welke situaties wil je voortaan vooraf regelen? Die vragen leveren vaak de belangrijkste bepalingen op.
Hoe zorg je dat je algemene voorwaarden ook echt gelden?
Dit is het punt waar veel ondernemers de mist in gaan. Het is niet genoeg om voorwaarden op je website te zetten en ervan uit te gaan dat ze gelden. De klant moet de voorwaarden hebben geaccepteerd en jij moet ze op tijd ter beschikking hebben gesteld. In de regel betekent dat uiterlijk op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten.
In de praktijk doe je dat door in je offerte of opdrachtbevestiging te verwijzen naar je voorwaarden en ze direct mee te sturen, bijvoorbeeld als bijlage bij de mail. Verkoop je online, zorg dan dat de klant de voorwaarden vóór het afronden van de bestelling kan inzien en opslaan. Laat je een klant tekenen, vermeld dan in het document zelf dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Leg ook vast hoe je dat hebt gedaan. Bewaar verzonden mails met bijlage of de manier waarop je webshop de voorwaarden toont. Ontstaat er later een geschil, dan wil je kunnen laten zien dat de klant de voorwaarden heeft ontvangen.
Maakt het uit of je klant een bedrijf of consument is?
Ja, en dat verschil is groot. Consumenten worden door de wet extra beschermd. Er bestaan wettelijke lijsten met bepalingen die in voorwaarden voor consumenten als onredelijk worden gezien of worden vermoed onredelijk te zijn. Neem je zo'n bepaling toch op, dan kan een consument die laten vernietigen. Ook voor kopen op afstand, zoals via een webwinkel, gelden aparte regels voor consumenten.
Werk je zowel voor bedrijven als voor particulieren, dan is het verstandig om dat onderscheid in je voorwaarden te maken of zelfs twee aparte versies te gebruiken. Op ConsuWijzer zie je hoe consumenten over hun rechten worden geïnformeerd, wat je een goed beeld geeft van wat je als ondernemer kunt verwachten. Uitleg over de regels voor ondernemers vind je op het Ondernemersplein.
Kun je een voorbeeld of model gebruiken?
Een voorbeeld kan een goed vertrekpunt zijn, zeker als je nog niet goed weet wat erin hoort. Veel brancheverenigingen hebben modelvoorwaarden die zijn afgestemd op hun sector. Ben je lid van een branchevereniging, vraag dan na of zij zulke voorwaarden aanbieden. Soms zijn die zelfs afgestemd met consumentenorganisaties.
Kopieer nooit zomaar de voorwaarden van een concurrent of een willekeurig voorbeeld van internet. Dan loop je het risico dat bepalingen niet passen bij jouw werkwijze, dat er dingen in staan die tegen je werken of dat belangrijke onderwerpen ontbreken. Bovendien kan tekst auteursrechtelijk beschermd zijn.
Gaat het om grote opdrachten, flinke risico's of complexe producten, dan loont het om een jurist naar je voorwaarden te laten kijken. De kosten daarvan wegen vaak ruim op tegen de schade van één geschil dat verkeerd afloopt.
Waar laat je je algemene voorwaarden vastleggen en hoe houd je ze actueel?
Je kunt je algemene voorwaarden deponeren, bijvoorbeeld bij de KVK of bij de griffie van een rechtbank. Dat is niet verplicht, maar het geeft een vaste, controleerbare versie waarnaar je kunt verwijzen. Let op: deponeren alleen is niet genoeg om de voorwaarden van toepassing te laten zijn. Je moet ze nog steeds zelf aan je klant geven.
Bekijk je voorwaarden daarnaast regelmatig opnieuw. Verandert je aanbod, ga je online verkopen of werk je voortaan ook voor particulieren? Dan moeten je voorwaarden meebewegen. Ook wetgeving verandert soms, bijvoorbeeld op het gebied van consumentenbescherming. Houd daarvoor bronnen als Rijksoverheid.nl in de gaten.
Gebruik je een nieuwe versie, zet dan een datum of versienummer op het document. Zo weet je altijd welke voorwaarden bij welke overeenkomst hoorden. Meer achtergrond over het begrip lees je op Wikipedia.
Wat is een handige aanpak om te beginnen?
Maak eerst een lijst van situaties die in jouw bedrijf regelmatig voorkomen of waar je eerder problemen mee had. Bepaal per situatie wat je redelijk vindt en wat je klant redelijkerwijs mag verwachten. Werk dat uit in korte, duidelijke artikelen in gewone taal. Hoe begrijpelijker je voorwaarden zijn, hoe kleiner de kans op discussie.
Laat de tekst daarna lezen door iemand die je bedrijf niet van binnen kent. Snapt die persoon wat er staat? Dan zit je goed. Regel tot slot hoe je de voorwaarden standaard meestuurt met offertes en bevestigingen, zodat het geen losse actie meer is maar een vast onderdeel van je werkproces.
