Een zzp'er moet facturen, bankafschriften en de rest van de administratie 7 jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de stukken horen. Dat mag digitaal, mits de bestanden compleet, leesbaar en snel op te vragen zijn. Een factuur van maart 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2033.
Hoe de bewaartermijn precies loopt
De bewaarplicht voor de fiscale administratie is 7 jaar. Die termijn begint niet op de factuurdatum, maar na afloop van het boekjaar. Voor een zzp'er met een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar betekent dat: een stuk uit 2026 blijft bewaard tot en met 2033. Een factuur van 12 maart 2026 en een van 28 december 2026 vallen dus allebei onder dezelfde datum, namelijk 31 december 2033.
Voor bepaalde onderdelen geldt een langere termijn. Heb je een onroerende zaak in je bedrijf, zoals een kantoorpand, dan moeten de stukken die met de btw-herziening te maken hebben 10 jaar worden bewaard. Wat in jouw situatie precies geldt, hangt af van wat je zakelijk bezit.
Wat valt onder je administratie
Het gaat niet alleen om uitgaande facturen. Je bewaart ook ontvangen facturen van leveranciers, bankafschriften van je zakelijke rekening, kassabonnen, contracten die van invloed zijn op je cijfers, urenregistraties en je btw-aangiften. Ook je kilometeradministratie en de kopieën van je offertes horen erbij, want ze onderbouwen wat je hebt opgegeven bij de Belastingdienst.
Wat mag je weggooien
Alles wat niets met je cijfers te maken heeft, zoals reclamefolders of mailings van leveranciers, hoef je niet te bewaren. Heb je twijfel, bewaar het dan liever, want het is goedkoper om een map extra op te slaan dan om bij een controle het bewijs te missen.
Digitaal bewaren: aan welke eisen moet het voldoen
Je mag papieren facturen inscannen en de originelen daarna weggooien, op voorwaarde dat de digitale versie een betrouwbare weergave is. De bestanden moeten leesbaar blijven, volledig zijn en gemakkelijk toegankelijk zijn als de Belastingdienst erom vraagt. Een scan met een onleesbare datum of afgesneden bedrag voldoet dus niet.
Let ook op de plek waar je ze bewaart. Gebruik een betrouwbare opslag met een back-up, bijvoorbeeld een cloudomgeving en een tweede kopie op een externe schijf. Gebruik je een online boekhoudpakket, zorg dan dat je je gegevens kunt exporteren. Zeg je het abonnement op, dan moet je de administratie nog zeven jaar kunnen inzien, ook zonder software.
Wat gebeurt er als je het niet goed bewaart
Ontbreekt een deel van je administratie bij een controle, dan kan de Belastingdienst jouw opgaven schatten of de bewijslast bij jou leggen. In ernstige gevallen kan een boete volgen. Dat is vooral vervelend als je net het bedrag van een belangrijke aftrekpost niet kunt aantonen.
Zo richt je het in zonder gedoe
Maak één vaste map per kalenderjaar en geef bestanden een consistente naam, bijvoorbeeld met de datum voorop en de naam van de leverancier erachter. Scan papieren stukken binnen een week na ontvangst en sla ze direct op in de juiste map. Controleer elk kwartaal of je back-up werkt, en maak een eigen overzicht met de datum waarop elk jaar vernietigd mag worden. Zo hoef je er nooit meer over na te denken en kun je ook je opvolger of boekhouder snel inzicht geven.
